Wel data, geen inzicht? Verander je data in waardevolle informatie.

Elke organisatie zit op een gigantische bak aan data. En de waarde van die data is enorm. Vaak zien we alleen dat de data bij veel organisaties verspreid is, opgeslagen op verschillende plekken. Dat zorgt ervoor dat je data onbeheersbaar wordt, en dan wordt het heel lastig om je data om te zetten naar relevante informatie. Zonde!

Veel organisaties zijn al goed op weg met digitalisering, maar een gezonde datahuishouding is vaak nog een uitdaging. Deze blog is bedoeld om je te vertellen hoe je deze uitdaging het best aan kan gaan, en hoe wij je daarbij kunnen helpen. .

Te veel bronnen

Als je één databron tot je beschikking hebt is het eenvoudig om er informatie uit te halen. Een Excelbestand waarin uren worden bijgehouden bijvoorbeeld. Met de gegevens uit dat ene bestand kun je vrij makkelijk analyses draaien. Maar binnen een organisatie zit de data vaak op een heleboel verschillende plekken, en wordt het door nog meer verschillende mensen gebruikt. Er zit data in je mail, in het ERP-systeem, in het CRM-systeem, enzovoort.

Wil je bruikbare inzichten uit al deze data halen, dan zul je meerdere databronnen moeten combineren. Als je data uit het Excelbestand (de uren) bijvoorbeeld combineert met data uit je agenda, en nog een bron waarin je vakantiedagen staan, dan kun je relevantie informatie krijgen over je werknemersbestand. Maar juist die hoeveelheid aan verschillende bronnen zorgt voor een uitdaging. De vraag is hoe je al deze bronnen op de juiste manier moet combineren. Hoe weet je zeker dat alle data klopt? Hoe recent is de data? En verschillende afdelingen verzamelen data op verschillende manieren, hoe creëer je dan overkoepelende inzichten?

Één plek, één taal

Er is eigenlijk maar één oplossing. Alle data op dezelfde plek verzamelen, in dezelfde ‘taal’. Dit betekent dat je een dataplatform moet bouwen waar je alle verschillende databronnnen aan koppelt. Wanneer je alle data op één plek verzamelt, kun je gemakkelijk inzicht creëren met data uit meerdere bronnen. Met ‘taal’ bedoelen we dat de data overal hetzelfde is. Het kan bijvoorbeeld zijn dat werknemers in het ene systeem met voor- en achternaam genoemd worden en in het andere systeem met alleen voorletter en achternaam. In dat geval matchen de gegevens niet en kun je je data niet combineren. Goed beleid is dus cruciaal. Als alle medewerkers dezelfde taal spreken, snapt het systeem welke gegevens bij elkaar horen.

Wat te doen met de data

Wanneer dit is gelukt, kun je het dataplatform gaan gebruiken voor informatie. Hier 2 voorbeelden van manieren om dit te doen:

• Data in conversation

Wist je dat je het gesprek met data kunt aangaan? Je kunt in het dataplatform vragen stellen als: Hoeveel vakantiedagen heb ik nog? In het antwoord kun je meerdere gegevens inzien: Je hebt bijvoorbeeld 25 vakantiedagen, daarvan heb je 16 dagen gebruikt en je hebt nog 9 dagen over. Dit kunnen we steeds slimmer maken! De volgende stap is bijvoorbeeld dat het systeem jou een bericht stuurt om aan te geven dat je nog 10 vakantiedagen hebt die je voor het einde van het jaar moet opmaken. De visie van Wave5 is dat we een systeem willen dat jou adviseert, zonder dat je erom hoeft te vragen. Wanneer je vorig jaar bijvoorbeeld op wintersportvakantie was, stuurt het systeem je een bericht: Je was vorig jaar in maart op wintersportvakantie, wil je dit jaar weer op vakantie in maart? En zeker met de komst AI wordt dit steeds makkelijker en op meerdere manieren inzetbaar.

• Data in context

Met een goed werkend dataplatform maakt iedereen binnen je organisatie gebruik van dezelfde data, maar alleen binnen hun eigen context (afdeling, functie en tools waarmee ze werken). Dit betekent dat iedereen andere inzichten uit de data haalt en ook andere rechten heeft. De manager heeft bijvoorbeeld het recht om de gewerkte uren van elke collega in te zien, terwijl jij alleen jouw uren ziet en niet de uren van je collega’s. In een gezondheidspraktijk wil een consultant bijvoorbeeld zien welke afspraken hij op een dag heeft. Uit dezelfde bron haalt iemand van de financiële afdeling de rekening die betaald moet worden, maar heeft niet het recht om te zien wie het was. Alle data zitten dus in een centraal dataplatform, maar er bestaan verschillende ‘doorkijkjes’, afhankelijk van de rollen.

Alles is mogelijk

Wanneer je alle data centraal verzamelt, is eigenlijk alles mogelijk. Op basis van de context en de wensen van je organisatie richt je het dataplatform in, zodat je de informatie krijgt die voor jou belangrijk is. En dat is precies waarmee wij ISV-partners helpen. We bouwen een centraal dataplatform en creëren de informatie die jij nodig hebt. Wil je in Excel een venster dat advies geeft? Wil je dat in Microsoft Viva een kaartje oppopt met specifieke informatie over die medewerker? Of wil je een to do list in je mail met evenementen die voor jou relevant zijn? Alles is mogelijk! En omdat alles binnen je eigen omgeving zit, is het ophalen van de informatie heel eenvoudig. Je hoeft bijvoorbeeld niet in te loggen in een ander portaal. Je werkt in je eigen context en daar haal je informatie op die jij nodig hebt.

Makkelijk en in eigen beheer!

Wanneer we zo’n dataplatform bouwen, zorgen we ervoor dat je het systeem in eigen beheer hebt. Je zit dan niet vast aan een leverancier die straks niet meer bestaat of niet kan innoveren. En omdat je één overkoepelend dataplatform hebt, kun je eenvoudig systemen verwijderen (loskoppelen) en/of nieuwe systemen implementeren. Dit is veel lastiger als alle systemen los aan elkaar gekoppeld zijn. Kortom, een centraal dataplatform levert je veel voordelen en relevante informatie op!

Wil je weten hoe Wave5 jou kan helpen het meest uit je data te halen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op of plan direct een gratis Brain picking sessie met ons in. En lees ook eens waarom Wave5 zich hiervoor inzet!